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Facturer ses cours particuliers : mentions obligatoires, attestation fiscale et facture électronique

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La plupart des profs particuliers ont commencé avec un modèle de facture trouvé en ligne, rempli à la main chaque mois. Tant que les familles paient, personne ne regarde de près. Les ennuis arrivent plus tard : une famille dont la déclaration de crédit d’impôt est contrôlée, une facture sans numéro de déclaration SAP, une mention de TVA qui renvoie à un article qui n’existe plus.

L’année 2026 ajoute une couche de confusion. La réforme de la facturation électronique est entrée en vigueur le 1er septembre 2026, et de nombreux profs se demandent s’ils doivent changer d’outil, choisir une plateforme, ou transmettre des données à l’administration alors qu’ils facturent presque uniquement des particuliers.

Ce guide reprend les règles dans l’ordre : ce qui doit figurer sur chaque facture, les mentions propres aux services à la personne, l’attestation fiscale annuelle, puis ce que la réforme change réellement pour vous à la date du 10 novembre 2026.

Faut-il vraiment remettre une facture à une famille ?

Oui dans la grande majorité des cas. Pour une prestation de services à un particulier, une note doit être remise dès que le montant dépasse 25 € TTC ; en dessous, elle devient obligatoire si le client la demande. Un cours d’une heure à 30 € est donc déjà concerné.

Si vous êtes déclaré en services à la personne (SAP), la réglementation exige en plus que la facture soit remise gratuitement, sur un support durable. Et sans facture conforme, la famille ne peut pas justifier ses dépenses au titre du crédit d’impôt.

Les mentions obligatoires générales

Ces mentions valent pour toute facture émise par une entreprise. Pour un prof particulier, certaines ne s’appliquent pas (bon de commande, numéro de TVA du client), mais la base est la même.

Mention Ce que vous écrivez concrètement
Date d’émission La date du jour où vous établissez la facture
Numéro unique Une séquence chronologique continue, sans trou (par exemple 2026-0001, 2026-0002)
Date de la prestation Les dates des cours, ou la période pour une facture mensuelle
Identité du prestataire Nom, adresse, numéro SIREN ou SIRET
Identité du client Nom et adresse du parent qui paie
Désignation « Cours particuliers de mathématiques à domicile, niveau 3e » plutôt que « Cours »
Décompte détaillé Nombre d’heures, prix unitaire, total
Total HT et TTC Identiques si aucune TVA n’est facturée
Mention de TVA Voir plus bas
Date de règlement L’échéance de paiement
Pénalités de retard Le taux applicable en cas de retard

L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement ne concerne que les clients professionnels. Ne la faites pas figurer sur une facture adressée à une famille.

La mention de TVA : un changement au 1er septembre 2026

Deux situations coexistent chez les profs particuliers.

Vous êtes exonéré au titre des cours particuliers. Les leçons données personnellement par une personne physique, rémunérée directement par ses élèves, sans salarié, sont exonérées de TVA (article 261, 4, 4° b du CGI). Indiquez sur la facture le texte qui fonde l’exonération.

Vous relevez de la franchise en base. C’est le cas, par exemple, si vous êtes payé par une structure plutôt que par les familles. La mention historique « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit être remplacée, depuis le 1er septembre 2026, par une référence au code des impositions sur les biens et services (CIBS), où les règles de TVA ont été transférées. Service-public indique qu’une tolérance permet de conserver l’ancienne mention jusqu’au 31 décembre 2027. Les spécialistes citent l’article L. 223-3 du CIBS comme nouvelle référence de la franchise.

Pour l’exonération des cours particuliers, la recodification a aussi déplacé la référence. Faites valider la formulation exacte par votre comptable ou votre service des impôts si vous mettez à jour vos modèles.

Les mentions spécifiques aux services à la personne

Si vous êtes déclaré SAP, le code du travail (article D. 7233-1) ajoute des mentions destinées à permettre le crédit d’impôt :

  • le nom et l’adresse de l’entreprise ;
  • le numéro et la date d’enregistrement de la déclaration SAP ;
  • le nom et l’adresse du bénéficiaire du service ;
  • la nature exacte des services fournis ;
  • le montant effectivement acquitté au titre de la prestation ;
  • l’identification de l’intervenant (pour une structure, le numéro qui permet de le retrouver dans le registre du personnel) ;
  • le taux horaire ou le prix forfaitaire ;
  • le décompte du temps passé ;
  • le prix des différentes prestations ;
  • le cas échéant, les frais de déplacement ;
  • l’indication des prestations qui n’ouvrent pas droit aux avantages fiscaux.

Ce dernier point compte si vous êtes micro-entrepreneur et que vous donnez aussi des cours en visio ou en groupe : ces heures ne sont pas des services à la personne. Facturez-les à part, ou distinguez-les clairement sur la facture.

Votre logo SAP officiel doit aussi apparaître sur vos devis, factures et supports commerciaux. Enfin, un devis gratuit doit être remis à toute famille qui le demande, et systématiquement dès que la prestation dépasse 100 € TTC par mois.

Le paiement en espèces, un piège pour la famille

Service-public le rappelle : une facture réglée en espèces n’est pas acceptée comme justificatif du crédit d’impôt. Si vos familles comptent sur cet avantage, orientez-les vers le virement, le chèque, la carte ou le CESU.

L’attestation fiscale annuelle

Tout organisme SAP doit remettre à chaque client, avant le 31 mars de l’année N+1, une attestation fiscale couvrant les sommes de l’année N. Elle doit mentionner :

  1. le nom, l’adresse et le numéro d’identification de l’entreprise ;
  2. le numéro et la date d’enregistrement de la déclaration SAP ;
  3. le nom et l’adresse du bénéficiaire et, le cas échéant, le numéro du compte débité ;
  4. le montant effectivement payé par le client ;
  5. un récapitulatif des interventions : nom et identifiant de l’intervenant, dates et durées. Un regroupement mensuel est admis pour des cours réguliers.

Le montant à indiquer est celui que la famille a réellement supporté, après déduction de l’avance immédiate du crédit d’impôt si elle en a bénéficié, des aides comme l’APA ou la PCH, ou des CESU préfinancés. Si une famille a payé une partie en CESU préfinancés, l’attestation doit lui rappeler qu’elle devra isoler la part qu’elle a financée elle-même dans sa déclaration.

Les familles n’envoient ni factures ni attestation avec leur déclaration de revenus, mais elles doivent pouvoir les produire en cas de demande de l’administration. Une attestation incohérente avec les factures fragilise leur dossier, et votre crédibilité.

Pour le fonctionnement de l’avance immédiate, consultez notre guide dédié : Avance immédiate du crédit d’impôt pour les cours particuliers : le guide complet.

Facture électronique : ce qui change vraiment pour un prof particulier

Le calendrier en vigueur au 10 novembre 2026

Date Obligation
1er septembre 2026 Toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent les émettre et transmettre leurs données (e-reporting)
1er septembre 2027 Les PME et les micro-entreprises doivent émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données d’e-reporting

L’émission, la réception et la transmission passent par une plateforme agréée par l’administration, directement ou via un logiciel connecté à l’une d’elles. Une facture PDF envoyée par mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme.

Vos factures aux familles ne deviennent pas électroniques

La facturation électronique obligatoire concerne les opérations entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Les factures adressées à des particuliers en sont exclues. Vous pouvez continuer à remettre aux familles une facture PDF ou papier, dans le respect des mentions ci-dessus.

L’e-reporting : tout dépend de votre régime de TVA

Pour les ventes à des particuliers, la réforme prévoit une autre obligation : transmettre à l’administration des données agrégées (montants hors taxe par jour et par taux, TVA correspondante), sans nom de client. C’est l’e-reporting de transaction. Pour les micro-entreprises, il démarre au 1er septembre 2027.

Pour un prof particulier, deux cas :

  • Vos cours sont exonérés au titre de l’article 261 du CGI (cours personnels payés directement par les élèves). D’après impots.gouv.fr, les opérations exonérées au titre des articles 261 à 261 E ne sont concernées ni par l’émission de factures électroniques ni par l’e-reporting.
  • Vous relevez de la franchise en base pour une partie de votre activité. Les franchisés restent assujettis et sont concernés par la réforme. Les données de transaction seront à transmettre tous les deux mois, selon la fiche officielle sur l’e-reporting.

Ce que vous devez faire dès maintenant

Même si vous n’émettez aucune facture électronique, vous êtes une entreprise assujettie : depuis le 1er septembre 2026, vous devez être en mesure de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs. En pratique, cela suppose de désigner une plateforme agréée. Faites ce choix maintenant si ce n’est pas déjà fait.

Le cas du prof qui facture une structure

Un prof qui intervient pour une structure de soutien scolaire et lui adresse ses factures est en relation entre entreprises. Comme il n’est plus payé directement par les élèves, l’exonération des cours particuliers ne s’applique a priori plus à ces recettes ; il relève alors de la franchise en base ou de la TVA. Ces factures entreront dans le champ de la facturation électronique au 1er septembre 2027.

En Guadeloupe et outre-mer

La Guadeloupe, la Martinique et La Réunion appliquent la TVA et suivent donc le même calendrier que la métropole. La Guyane et Mayotte sont hors champ de la réforme.

Les sanctions prévues

Service-public liste notamment une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte (plafonnée à 25 % du montant de la facture), 50 € par facture qui aurait dû être électronique (plafond de 15 000 € par an) et 500 € par défaut de transmission de données (même plafond annuel).

Checklist d’une facture de cours conforme

  • Numéro chronologique sans trou
  • Nom, adresse, SIRET
  • Nom et adresse du parent payeur
  • Dates des cours, durée, taux horaire, total
  • Mention de TVA à jour (exonération ou franchise)
  • Échéance et pénalités de retard
  • Si SAP : numéro et date de déclaration, logo, nature exacte du service, intervenant
  • Cours hors SAP (visio, groupe) séparés et signalés
  • Moyen de paiement autre que les espèces si la famille vise le crédit d’impôt
  • Plateforme agréée désignée pour la réception

FAQ

Puis-je faire une seule facture par mois pour une famille ? Oui. Une facture récapitulative mensuelle est possible, à condition de détailler les dates et durées des cours. Elle doit être établie au plus tard à la fin du mois.

L’attestation fiscale remplace-t-elle les factures ? Non. Les deux sont nécessaires : les factures accompagnent chaque paiement, l’attestation récapitule l’année pour la déclaration de revenus.

Je n’ai que des clients particuliers : suis-je concerné par la facture électronique ? Pour vos factures aux familles, non. Vous devez en revanche pouvoir recevoir des factures électroniques depuis septembre 2026, et l’e-reporting peut vous concerner à partir de septembre 2027 selon votre régime de TVA.

Une facture PDF envoyée par mail est-elle une facture électronique ? Non. Au sens de la réforme, une facture électronique est un fichier structuré transmis via une plateforme agréée.

Comment OrgaCours vous aide

Une facture juste commence par des données justes : qui était présent, combien d’heures, pour quelle famille. Dans OrgaCours, chaque cours est validé en un geste (« tous présents ») depuis le planning, et les absences ouvrent un rattrapage avec un lien envoyé à la famille. Les heures à facturer sont donc à jour sans ressaisie.

À la fin du mois, la page « À encaisser » présente une ligne par famille, frères et sœurs regroupés. Vous émettez les factures en quelques touches, la famille les retrouve seule dans son espace parent, et vous pouvez envoyer une demande de paiement WhatsApp déjà rédigée puis marquer le règlement « Payé » en deux touches. Les structures disposent aussi du relevé des heures de chaque prof.

L’attestation fiscale annuelle n’est pas encore disponible dans l’application, pas plus que l’avance immédiate, qui arrive prochainement. Inscrivez-vous pour être prévenu.

Sources

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